Pensamento Sistêmico


No mês de dezembro/2018, geramos uma reflexão sobre os motivos que levam empresas a falharem na materialização de suas estratégias. Confira as partes I e II do conteúdo.


Conforme vimos, haverá sempre falhas se as empresas:

1.Não definirem bem suas metas

2. Não realizarem bons planos de ação

3.Não executarem completamente ou a tempo os planos de ação

4.Ocorrerem coisas fora de seu controle


Dominar cada vez mais esses pontos críticos da gestão fará o sucesso ser consequência de um planejamento consistente e trabalho. Porém, como estruturar as empresas para que todos pensem dessa forma?


É fácil notarmos um movimento natural dos seres humanos de atribuírem insucessos temporários ou recorrentes a CAUSAS EXTERNAS que apesar de eventualmente existirem, normalmente não são determinantes.


Quais são então as causas mais determinantes?



AS CAUSAS INTERNAS


De acordo com a reflexão dos tópicos anteriores, quando as empresas não definem bem suas metas, não realizam bons planos de ação, ou não executam completamente os planos estarão falhando simplesmente por causas internas.


Avaliarmos que causas internas geram falhas para materializar a estratégia empresarial pode criar a impressão de se tratar de um problema relativamente fácil de solucionar. Se a falha é interna, basta “fazer o dever de casa” e o desempenho melhorará. Certo?


Sim, mas o que é de fato o DEVER DE CASA?


Apenas uma agenda de reuniões com as lideranças apontando problemas novos ou antigos que precisam ser solucionados?


Um plano detalhando as metas e ações para obtê-las?


Não, o “dever de casa” é a CRIAÇÃO ou ESTRUTURAÇÃO do SISTEMA DE GESTÃO da empresa e isso começa com uma mudança na maneira das equipes pensarem, de forma que todos tenham uma VISÃO SISTÊMICA das funções que são responsáveis e o impacto dessas funções no desempenho bom ou ruim na ENTREGA DE VALOR da empresa como um todo!


Em outras palavras, para que as causas internas de INSUCESSO se tornem causas internas de SUCESSO, primeiro é importante formar equipes que tenham um PENSAMENTO SISTÊMICO e é sobre isso que abordaremos aqui.


DEFINIÇÃO DE SISTEMAS



O conceito de sistemas é amplo e comumente confundido como algo exclusivamente relacionado a tecnologia da informação, mas não é.


Compreender corretamente o conceito de sistemas é fundamental para o entendimento das relações organizacionais e como consequência, potencializar o sucesso empresarial, uma vez que as empresas são sistemas, assim como tudo que as circunda.


Bertalanffy (1968) (criador da teoria geral de sistemas) define sistema como um “conjunto de fatores interligados com função(ões) específica(s)”. Para o contexto de gestão organizacional é importante compararmos esse conceito que apesar de ser diferente, se assemelha ao conceito de processos dado por Shingo (1989), o qual é “uma sequencia de valores agregados visando a produção de um produto (mercadoria ou serviço)”.


Campos (2009) afirma que essa diferenciação é importante porque são conceitos diferentes. O conceito de sistemas é mais amplo, preciso e é o que as pessoas inseridas nas organizações enfrentam em seu trabalho. No entanto, para fins de organização e análise do trabalho, o conceito de processo é conveniente por ser mais simples de assimilar.


FUNÇÕES DOS SISTEMAS


É intuitivo pensarmos que se um sistema existe, a ele está relacionada pelo menos uma função e essa função tem pelo menos um indicador. Dessa forma, podemos definir que se dentro de qualquer contexto organizacional existe algo considerado um problema, analogamente podemos considerar que existe uma “disfunção” no sistema, ou seja, algo no sistema não está cumprindo sua função.


Por analogia, podemos classificar uma disfunção no sistema também como um problema de processo, por serem conceitos que apesar de diferentes, se assemelham no contexto organizacional.


Dessa forma, cabe a equipe designada para resolver o problema estruturar a solução com foco na FUNÇÃO DO SISTEMA que está comprometida, pensando de maneira mais estruturada sobre as causas da disfunção no próprio sistema ou em outros sistemas que com ele se relacionam em maior ou menor grau.


Avaliar problemas e necessidades de desempenho pelas funções do sistema pode parecer simples e óbvio. De fato é óbvio, mas não necessariamente simples. Qual o motivo? A maioria das pessoas não é orientada para pensar sistemicamente, mas por departamentos, ou áreas organizacionais, estruturando, usando e de certa forma até desperdiçando seus sensos críticos exclusivamente em partes do sistema (ou processo) que seu departamento ou sua função específica tem abrangência, sem pensar no GRAU DE ABERTURA que o sistema em que atua possui e os possíveis impactos que elas mesmas podem causar com sua função no sistema, ou eventualmente sofrem as consequências por dele fazerem parte. Conhecer o grau de abertura de um sistema pode aumentar significativamente o potencial de impacto em uma equipe para aprimorar o desempenho de um, ou uma série de sistemas e processos organizacionais.


GRAU DE ABERTURA DE SISTEMAS


Todo e qualquer sistema pode ser aberto ou fechado. Um sistema aberto troca energia, materiais e informações com outros. Um sistema fechado é totalmente vedado e consequentemente não realiza troca alguma com o exterior.


Apesar do conceito, não existe sistema totalmente fechado (salvo raríssimas exceções). O que existe é um grau de abertura maior ou menor que cada sistema possui por sua natureza específica ou por opções dos seus elementos de abrirem ou fecharem o sistema conforme as necessidades.


Um relógio por exemplo (que é um sistema cuja função é mostrar a hora) é razoavelmente fechado. Uma empresa por outro lado é naturalmente um sistema aberto.


Relacionado a essas características de diferentes graus de abertura de sistemas, vale ressaltar a importância das empresas trocarem informações com outros sistemas exteriores, visando aumentar seu conhecimento e expertise em áreas estratégicas. Não é raro vermos empresas (ou até carreiras) desaparecendo por simplesmente não internalizarem a importância de modular o grau de abertura de seus sistemas (ou processo) de melhoria e aprendizado.


Do ponto de vista do pensamento sistêmico, quanto mais aberta for uma organização, maior a sua chance de sobreviver e prosperar, pelo simples fato de que isso a levará a ter mais subsídios para materializar sua estratégia, do que se apenas usasse seus recursos internos, não raramente subutilizados.


O fato de um sistema ser mais aberto ou fechado também é importante para as definições de estratégias de atuação para aprimoramento e obtenção de objetivos-chave para a organização.


Por exemplo: quando se atua para gerenciar uma linha de produção (que é um sistema mais fechado) as reações são mais previsíveis, pois existem poucas interfaces e as variáveis de seu sistema são mais controladas. Por outro lado, quando o sistema é mais aberto, como por exemplo um sistema de vendas, as reações são mais imprevisíveis, pois existem mais variáveis não controláveis, como reações de concorrentes, revendedores, clientes etc. Além disso, as ações das interfaces (empresa x cliente ou empresa x fornecedor) afetam mais rapidamente o desempenho do sistema. Portanto, em sistemas abertos, a rapidez das iniciativas pode significar sobrevivência de curto prazo para a empresa, diferente das iniciativas em sistemas mais fechados que possuem menos variáveis e impactos em atuações pontuais.


Por esses motivos, visualizar as melhores estratégias de atuação conforme a compreensão adequada do grau de abertura de sistema é fundamental. Com esse entendimento, as equipes e empresas poderão não só modular a seu favor a abertura ou fechamento de seus sistemas, como agrupar um conjunto de variáveis mais compatível com a abrangência do sistema que precisa atuar para modificar o desempenho!


Esse agrupamento de variáveis pode ser feito reunindo equipes multidisciplinares para planejar colaborativamente soluções de aprimoramento, obtendo opiniões especializadas em fontes externas, unindo equipes de empresas semelhantes ou até mesmo concorrentes em prol de um benefício comum, ou qualquer estratégia elaborada de maneira a integrar planos, inteligências e soluções com a correta desenvoltura de um pensamento sistêmico e abrangente que ultrapassa barreiras departamentais, de áreas empresariais, setores ou até mesmo empresas como um todo.


Em outras palavras, pensar sistemicamente é “PENSAR FORA DA CAIXA”.


Parafraseando o Guru da Gestão Vicente Falconi “Tudo neste mundo é um sistema. Os sistemas interagem entre si em maior ou menor grau e tudo está interligado. Não há como gerenciar uma empresa desconhecendo estas relações. ESTE É O PENSAMENTO SISTÊMICO”.


Nos próximos artigos tornaremos essa temática mais específica abordando a configuração de sistemas de gestão. Não perca!


Referências


BERTALANFFY, Ludwig von. General systems theory; foundations, development, applications. New York: George Braziller, 1968.

SHINGO, Shigeo. A study of the Toyota production system; from an industrial engineering viewpoint. Edição revisada. New York: Productivity Press, 1989.

CAMPOS, Vicente Falconi. O Verdadeiro Poder. Nova Lima, 2009

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