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Governança de Processos e Orçamentária




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O termo governança pode fazer referência a um contexto relativamente amplo, pois se aplica genericamente aos processos executados para que algo seja governado. Sendo assim, podemos considerar que existem diversos processos visando organizar a gestão corporativa, passando por hierarquias diversificadamente estruturadas, conselhos de administração com escopo de gestão e fiscal, políticas de compliance, auditorias independentes e outros.


Nesse conteúdo, abordaremos o contexto de governança aplicado à gestão dos processos e orçamento organizacional, pois consideramos serem centrais nas políticas de governança de qualquer contexto.


Dores organizacionais por problemas de governança


As duas principais dores que incidem em organizações com governança desestruturada serão abordadas aqui, assim como suas principais causas e trabalhos necessários para atenuá-las.


1ª Dor

Falta de clareza das estruturas de governança, papéis e responsabilidades multi setoriais

2ª Dor

Tomadas de decisão baseadas mais em critérios subjetivos do que quantitativos


Não são poucas as empresas que desconhecem a melhor maneira ou até como suas áreas e processos devem ser estruturados. Isso implica em diversos problemas como retrabalhos de áreas que fazem as mesmas coisas que outras de maneira não complementar, desperdícios com excesso de auditorias, conferências e correções em processos desestruturados, conflitos de interesse em áreas com metas que demandam sincronia, impossibilidade de avaliar o desempenho de áreas, processos e pessoas por critérios claros e objetivos.


Diagnóstico


Esse cenário pode ser diagnosticado com algumas informações que destacaremos aqui que devem ser requeridas pelo gestor responsável por mudar transformar esse contexto organizacional.


1. Estrutura de governança vertical e horizontal

1.1 Cadeia de valor

1.2 Estrutura de indicadores chave por processo

1.3 Organização hierárquica

1.4 Estrutura de papéis e responsabilidades por área


2. Cultura meritocrática

2.1 Critérios de contratação e demissão de profissionais

2.2 Processo de avaliação de desempenho


3. Fundamentos decisórios

3.1 Estrutura de informações decisórias

2.1 Histórico de direcionamentos estratégicos


Algumas das principais causas para dores de governança organizacional


As causas para esse cenário desfavorável que podem podem surgir ao analisar essas informações são diversas. Porém é importante relacionarmos aqui algumas das 5 principais causas apuradas com nossa experiência em projetos de estruturação organizacional:


1 Desconhecimento da importância de organizar verticalmente (por hierarquias) e horizontalmente (por processos) a entrega de valor dos serviços primários e de apoio


2 Área de recursos humanos atuando mais operacionalmente (contratando e demitindo) do que estrategicamente, mensurando adesão dos profissionais aos papéis, responsabilidades e criando planos de otimização específicos


3 Cultura de tomadas de decisão com critérios quantitativos focados apenas em alguns processos como o de faturamento ou outros indicadores exclusivamente financeiros


4 Inexistência de uma estrutura de governança vertical (organograma) e horizontal (cadeia de valor) bem definida


5 Processo de gestão de desempenho por meritocracia de resultados excessivamente subjetivo


Ao analisar essas 5 causas, certamente podemos aprofundar em sub-causas, usando a famosa técnica japonesa dos "5 porquês", de modo a questionar ainda mais essas sub-causas até que chegue-se a causa raiz relacionada a existência desse problema na organização.






Vale destacar que o número de 5 questionamentos à causa de determinado problema é "meramente simbólico", tendo em vista que a quantidade de questionamentos até que a causa raiz seja encontrada pode variar nos diferentes contextos organizacionais.


Escopo preliminar da solução


A transformação desse cenário passa por um trabalho objetivando a modelagem da Cadeia de Valor, Hierarquia, Estrutura de Indicadores e Desdobramento de Metas Operacionais e Orçamentárias da organização


O conjunto de atividades em alto nível que quando finalizadas entregam o escopo da solução podem ser mas não se limitam a:

  • Modelar cadeia de valor por tipo de processo (finalístico, de apoio e gestão)

  • Organizar hierarquia vertical de áreas

  • Estruturar papéis e responsabilidades por área e membros

  • Conceber estrutura de dados dos indicadores chave das hierarquias horizontais (processos) e verticais (áreas)

  • Definir meta financeira global (EBITDA)

  • Desdobrar meta financeira global por área e processo conforme direcionamento estratégico

  • Criar parâmetros de limiares para orçamentação

  • Realizar workshop de orçamentação

  • Orçar operações dos serviços primários e de apoio

O escopo da solução inicia na modelagem da cadeia de valor, pois são os processos da empresa que geram todo e qualquer resultado esperado. Portanto, criar uma visão sistêmica de qual é o sequenciamento de atividades finalísticas, de apoio e gestão que entregam o valor da organização é fundamental para que a governança e desempenho da empresa como um todo seja avaliado principalmente pelo resultado dos processos e não mais o "sabor subjetivo" dos acontecimentos.


Um vez definida a cadeia de valor, é importante estruturar a hierarquia de áreas que tem os processos "cruzando-a" transversalmente. Dessa forma, a chance da hierarquia ser estruturada de maneira a entregar melhor os resultados dos processos é otimizada, pois não foi estruturada por relações de poderes diretos ou indiretos, mas visando resultados claros alcançados pelo grupo de processos definido na modelagem da cadeia de valor.


Com a hierarquia horizontal (cadeia de valor) e vertical (hierarquia, papeis e responsabilidades) definidas, a empresa terá mais segurança para definir metas financeiras globais e desdobrá-las para todos os processos e áreas, de modo que as metas operacionais orçamentárias sejam cumpridas de maneira harmônica e coesa.


Em conteúdos posteriores, abordaremos como criar estruturas internas na organização que podem apoiar de maneira perene a manutenção do sistema de gestão criado com a estruturação da governança de processos e orçamentária.


Não perca!


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