• Ana Paula Ferraz

Dores e Soluções Para Escritórios de Engenharia e Arquitetura

Atualizado: Mar 24

Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto ou serviço único, quando falamos em temporário quer dizer que existem períodos bem estabelecidos como data de início e fim. Por Único entende-se que mesmo que projetos guardem semelhanças como pessoas trabalhando, compartilhem dos mesmos equipamentos, há elementos diferentes como clientes distintos, circunstâncias políticas e econômicas etc.


Escritórios de Engenharia e Arquitetura operam desenvolvendo projetos continuamente. Administrar ou gerenciar projetos implica em utilizar ferramentas, habilidades, conhecimentos, técnicas a fim de atender aos seus objetivos. A aplicação de uma metodologia é a chave do sucesso dos escritórios atuantes em ambiente competitivo e inovador.


Gestão de projetos incluem no mínimo:

- Identificação das necessidades

- Estabelecimento de objetivos claro e alcançáveis

- Balanceamento das demandas conflitantes de escopo, tempo, custo e qualidade

- Balanceamento dos objetivos do projeto em face de diferentes prioridades e expectativas das partes interessadas



O que é um sistema de gestão de escritório de engenharia e arquitetura


Há um adágio popular que diz:

“Se você falha em planejar, você planeja o fracasso”.


A preocupação em iniciar as atividades antes do planejamento pode custar caro ao escritório. O pouco esforço em planejamento leva ao início de uma execução mais cedo, mas posteriormente observa-se problemas e erros, necessidade de retrabalhos e riscos que se materializam, aumentando a carga de trabalho e possivelmente levando a atrasos, estouros de orçamento e insatisfação geral das partes envolvidas.


Vamos abordar as dores dos escritórios de engenharia e arquitetura e o escopo de um diagnóstico de um sistema de gestão na seguinte estrutura de tópicos:


Dor:

Descrição da Dor:

Estrutura de Informações (que podem evidenciá-la ou não):

Informações (específicas) por estrutura:

Possíveis causas de baixo desempenho apuradas nas informações por estrutura:

Equipe de gestão das informações e definições de causas para o comportamento dos dados:

Entrega do projeto que ataca essa dor:

Descrição da entrega do projeto:


Por fim apresentaremos o cronograma do projeto de implementação de um sistema de gestão em escritórios de engenharia e arquitetura.


Dor:

Inexistência da gestão de portfólio

Descrição da Dor:

Portfólio é um conjunto de projetos que são gerenciados de maneira a alcançar objetivos estratégicos. Gestão do portfólio é uma série de processos interligados, dos componentes identificados e autorizados do portfólio, que revê os progressos de cada componente individualmente, bem como portfólio como um todo.

Estrutura de Informações (que podem evidenciá-la ou não)

1. Cronogramas físico/financeiro de projeto

2. Recursos do projeto

Informações (específicas) por estrutura:

1.1 Quantidade de projetos em execução

1.2 Quantidade de projetos atrasados, adiantados e no prazo

1.3 Receita por projeto

1.4 Custos diretos e indiretos por projetos

1.5 Despesas por projetos

2.1Quantidade de processos executados pela empresa

2.2 Fluxo de trabalho

2.3 Técnicas usadas para controle dos processos

2.4 Lead Time por processo

2.5 Capacidade de produção em cada fase

2.6 Fases do projeto

Possíveis causas de baixo desempenho apuradas nas informações por estrutura:

1. Falta de controle da gestão por processos

2. Falta de planejamento inicial antes da execução do projeto

3. Falta de uma gestão estruturada e controlada

4. Falta de conhecimento em gestão de projetos

5. Falta de controle físico e financeiro de cada projeto

6. Falta de planejamento e alocação de recursos

7. Falta de monitoramento de atividades

8. Falta de verificação da capacidade (tempos) dos recursos alocados no projeto

9. Falta de documentação de cada fase do projeto junto ao cliente

Equipe de gestão das informações e definições de causas para o comportamento dos dados:

Consultor de Processos

Gerente de Projetos ou Gestor Administrativo

Entrega do projeto que ataca essa dor:

- Identificação do fluxo de trabalho

- Mapeamento dos processos de produção (fases dos projetos)

- Processo de gestão de projetos com fases bem definidas de cada etapa do projeto

- Processo de gestão de portfólio, identificando as fases de cada projeto para alocação de recursos

- Gestão de documentação do projeto

Descrição da entrega do projeto

Processo de Gestão do portfólio


Dor:

Inexistência de um processo padronizado e sistematizado de gestão comercial

Descrição da Dor

O processo comercial ou de vendas é um fluxo de trabalho ou uma sistematização das interações dos prospects do primeiro ponto do engajamento (tornando-se um lead) até o ponto de fechamento (tornando um cliente)

Estrutura de Informações (que podem evidenciá-la ou não)

1. Marketing Inboud e outbound

2. Geração de Leads

Informações (específicas) por estrutura:

1.1 Taxa de conversão

2.1 Quantidade de Leads parados do funil de vendas

2.2 Tempo médio por fase no processo comercial

2.3 Dinheiro em processo

2.4 Taxa de conversão por fase no processo

Possíveis causas de baixo desempenho apuradas nas informações por estrutura:

1. Falta de visão de gerenciamento

2. Falta de estratégias de vendas

3. Falta de um processo de prospecção/vendas

4. Falta de visão estratégica comercial

5. Falta de conhecimento de estratégias voltadas ao mkt outbound voltadas ao setor/segmento

Equipe de gestão das informações e definições de causas para o comportamento dos dados:

Consultor Comercial

Gerente Administrativo

Entrega do projeto que ataca essa dor:

- Processo Comercial estruturado com funil de vendas

- Plano de ações marketing inbound - atrair e fidelizar cliente

- Plano de ações de marketing outbound

Descrição da entrega do projeto

Processo Comercial


Dor:

Falta de uma gestão financeira voltada à projetos

Descrição da Dor:

Processo financeiro são classificados como uma série de atividades que garantem informações dos resultados financeiros de fácil acesso aos dirigentes das empresa, principalmente avaliando se cada projeto está atendendo aos planejado.

Estrutura de Informações (que podem evidenciá-la ou não)

1. Resultado Financeiro

2. Resultado Financeiro de Projetos

3. Estrutura de Gestão

Informações (específicas) por estrutura:

1.1. Liquidez

1.2. EBITDA

1.3. Margem Líquida

1.4. Resultado Líquido

1.5. Centro de Custos

1.6. Rateio

1.7. Balancete

1.8. DRE

1.9. Relatórios Financeiros

2.1 Receita Por projetos

2.2 Despesas por projetos

3.1 Arquivos

Possíveis causas de baixo desempenho apuradas nas informações por estrutura:

1. Falta de um processo de gestão financeira

2. Desconhecimento de gestão financeira por projeto

3. Falta de visão da necessidade de dados financeiros formato de relatórios estratégicos, com acessibilidade imediata

Equipe de gestão das informações e definições de causas para o comportamento dos dados:

Consultor Financeiro

Gerente Financeiro

Gerente de Projetos

Entrega do projeto que ataca essa dor:

- Processo financeiro por projeto

- Método de controle de contas a pagar, contas pagas, receitas por centro de custo

- Estruturação de um formato para acompanhamento da saúde financeira da empresa

Descrição da entrega do projeto:

Processo Financeiro


Dor

Falta de um processo de monitoramento constante das metas do escritório

Descrição da Dor

Gestão por metas significa estabelecer metas e objetivos e desdobrar para que todos através de tarefas consigam comprimir as estratégias da organização, estabelecendo assim uma cultura de melhoria contínua.

Estrutura de Informações (que podem evidenciá-la ou não):

1. Estratégias

2. Planos

Informações (específicas) por estrutura:

1.1 Metas de médio prazo

1.2 Metas de longo prazo

1.3 Indicadores de desempenho

2.3 Planos de Melhoria

2.4 Planos de ação

Possíveis causas de baixo desempenho apuradas nas informações por estrutura:

1. Falta de visão a longo prazo

2. Falta de análises estratégicas

3. Falta de metas de longo prazo

4. Falta de planejamento estratégico de longo e médio prazo

Equipe de gestão das informações e definições de causas para o comportamento dos dados:

Consultor de Estratégias de Negócios

Gerente de Projetos

Gerente Administrativo

Entrega do projeto que ataca essa dor:

- Método de planejamento estratégico, desdobramento de metas e desenvolvimento de indicadores de desempenho implementado

- Gestão da melhoria contínua

Descrição da entrega do projeto:

Processo de Gestão de Metas


Cronograma das entregas do projeto

O Projeto seguirá o cronograma de atividades relacionadas abaixo e possui um prazo de 11 (onze) meses para sua implantação





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