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Diagnóstico e Estruturação de Sistemas de Saúde




















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Os sistemas de gestão de saúde são extremamente complexos e singulares. Apesar disso, uma jornada de conhecimento sobre as particularidades desses sistemas, viabiliza a visão de quais são as principais dores desse setor que tem uma inflação de custos acima da convencional, ineficiências de faturamento, produtividade física, financeira dentre outras.


O que é um sistema de gestão de saúde

Antes de nos aprofundarmos nas dores do setor e outros aspectos relacionados a elas, é importante frisar que quando tratamos de sistemas de gestão de saúde, não nos referimos a sistemas de TI, mas ao processo de geração de resultados das operações assistenciais ou de apoio direcionado por uma estratégia desdobrada em metas para todos os processos e profissionais.


Essa referência destacando as diferenças entre sistemas de gestão e sistemas de TI é importante pois comumente vemos pessoas e até grupos de empresas com certa aversão à melhorias de sistemas de gestão, pois foram "vitimas" dos vendedores de software que induziram ao erro de pensar que se uma empresa digitaliza ou até automatiza algumas atividades e extrai informações relevantes para o negócio delas, ela já possui um sistema de gestão e isso é um erro conceitual gravíssimo!


Por conceito, gerenciar é pura e "simplesmente" alcançar metas. Portanto, se um sistema de TI não ajuda a empresa a:

1. Conhecer melhor seu cenário operacional e financeiro

2. Executar de maneira mais eficiente seus processos

3. Planejar ações que otimizem seus resultados em todos os aspectos

4. Alcançar metas estratégicas

ele é apenas um software instalado e acessado através de uma máquina...


Finalizando essa diferenciação de sistemas de gestão e sistema de TI, abordaremos aqui algumas das principais dores do setor de saúde e o escopo de um diagnóstico desse tipo de sistema de gestão na seguinte estrutura de tópicos:


  • Dor:

  • Descrição da Dor:

  • Estrutura de Informações (que podem evidenciá-la ou não):

  • Informações (específicas) por estrutura:

  • Possíveis causas de baixo desempenho apuradas nas informações por estrutura:

  • Equipe de gestão das informações e definições de causas para o comportamento dos dados:

  • Entrega do projeto que ataca essa dor:

  • Descrição da entrega do projeto:

  • Cronograma da entrega do projeto:



Dor

Baixa Liquidez


Descrição da Dor:

A liquidez de um negócio está relacionada a quantos pontos percentuais o ativo circulante (patrimônio que pode virar dinheiro em menos de 1 ano) da empresa representa seu passivo circulante (obrigações financeiras que devem ser quitadas em menos de 1 ano).


Empresas com liquidez inferior a 1 possuem dívidas no curto prazo (12 meses) maiores que sua capacidade de gerar caixa.


Estrutura de Informações (que podem evidenciá-la ou não):

1.Informações contábeis

2.Contratos de capital


Informações (específicas) por estrutura:

1.1.Balancete

1.2.Razão contábil


2.1.Contratos para aquisição de capital interno ou externo

2.2.Simulações financeiras de gestão de capital interno e externo pelo método SAC, Price ou outros


Possíveis causas de baixo desempenho apuradas nas informações por estrutura:

1.1.Receita insuficiente para manter custos e despesas

1.2.Gestão de fluxo de caixa ineficaz para liquidar compromissos financeiros

1.3.Custos fixos e variáveis onerando a operação sem garantir o cumprimento dos objetivos


2.1.Baixo desempenho nos investimentos para gerar receita financeira

2.2. Contratos de capital com viabilidade inferior a outras possibilidades do mercado


Equipe de gestão das informações e definições de causas para o comportamento dos dados:

Contadores

Gestores Financeiros

Consultores de Finanças


Entrega do projeto que ataca essa dor:

Diagnóstico e Estruturação de Gestão do Capital


Descrição da entrega do projeto:

Análise de liquidez pela evolução da disponibilidade de caixa, receita operacional, financeira, custos de produção, outras despesas operacionais e não operacionais e simulações de abordagens para gestão de capital externo.


Cronograma da entrega do projeto:


Dor:

Oscilação e excesso de custos por atendimento com consumo de materiais


Descrição da Dor:

Muitas unidades de saúde além de terem excesso de custos com suprimentos em seus serviços ambulatoriais e hospitalares por diversas razões, não conseguem manter a estabilidade desses custos por atendimento,


Isso evidencia que algumas vezes além do custo por serviços médicos semelhantes ser alto, quando eventualmente é baixo, não se sustenta por variações descontroladas no processo de gestão de suprimentos.


Estrutura de Informações (que podem evidenciá-la ou não):

1. Produtividade física por serviço


2. Gestão de materiais


Informações (específicas) por estrutura:

1.1 Produção mensal por serviço

1.2 Ociosidade produtiva


2.1 Consumo mensal de materiais por serviço

2.2 Entrada mensal de materiais por espécie e produto

2.3 Custos variáveis por serviço


Possíveis causas de baixo desempenho apuradas nas informações por estrutura:

1.1 Desbalanceamento no uso dos recursos humanos e físicos para produzir serviços hospitalares e ambulatoriais


2.1 Desperdícios no processo de armazenamento de medicamentos usados parcialmente

2.2 Perdas de materiais vencidos ou extraviados por sub-estoques criados para reduzir quantidades de retiradas no estoque

2.3 Inexistência padronizações de tipos de material e medicamentos condizentes com a natureza e estratégia da operação de saúde (baixo custo ou alto valor agregado).

2.4 Inexistência de protocolos de conduta médica criados ou devidamente implantados para reduzir variações de processo, materiais e medicamentos utilizados em perfis de doença e pacientes similares.

2.5 Ineficiência de auditorias de conformidade no processo de consumo de estoque condicionado a prescrições ou solicitações ao estoque para setores com baixa variação ou volume condizente às operações consumidoras dos materiais.


Equipe de gestão das informações e definições de causas para o comportamento dos dados:

Gestores de serviços ambulatoriais e hospitalares

Gestores Financeiros

Gestores de Suprimentos

Consultores de Suprimentos


Entrega do projeto que ataca essa dor:

Diagnóstico de suprimentos


Descrição da entrega do projeto:

Diagnóstico e Estruturação de Suprimentos


Cronograma da entrega do projeto:


Dor:

Custos fixos em evolução superior à produtividade financeira


Descrição da Dor:

Considerando aqui produtividade financeira = faturamento/custos, começamos relembrando que os custos fixos não têm uma relação direta com a produtividade física, pois eles continuariam existindo mesmo se a unidade de saúde não atendesse um paciente sequer.


Porém tendo em vista a produtividade financeira e que quanto mais se produz, mais receita e funções indiretas são necessárias, é comum vermos a receita não subir de maneira proporcional e os custos fixos (relacionados às funções indiretas) aumentarem em um ritmo superior a produtividade financeira da unidade por diversos fatores relacionados a inexistência de um processo de gestão orçamentária e má gestão de preços contratados pelos convênios que ficam defasados rapidamente.


Estrutura de Informações (que podem evidenciá-la ou não):

1. Desempenho financeiro por serviço


Informações (específicas) por estrutura:

1.1 Faturamento por serviço

1.2 Custo fixos por serviço

1.3 Custos de overhead (atividades de apoio)

1.4 Produtividade financeira (faturamento/custos) por serviço


Possíveis causas de baixo desempenho apuradas nas informações por estrutura:

1.1 Evolução de preços praticados em contrato defasando em velocidade superior a evolução de custos fixos das operações

1.2 Inexistência de uma política que questionamento periódico dos custos com as metas orçamentárias e estratégicas da unidade

1.3 Evolução de custos por decisões de melhoria operacional pautadas em critérios subjetivos de baixo desempenho nos processos de apoio


Equipe de gestão das informações e definições de causas para o comportamento dos dados:

Gestores financeiros

Consultores de Finanças


Entrega do projeto que ataca essa dor:

Diagnóstico e Estruturação de Produção


Descrição da entrega do projeto:

Mensuração do desempenho de faturamento, custo fixo e produtividade financeira (faturamento/custos) dos serviços individualmente, criando a visão das lacunas de indicam oportunidade de ganho operacional e financeiro.


Cronograma da entrega do projeto:

Dor:

Ineficiência de faturamento


Descrição da Dor:

As ineficiências de faturamento das unidades de saúde acontecem em diferentes partes do processo, por diferentes responsáveis e causas.


Porém, por essência, trata-se de um problema de conformidade de informações que devem ou não ser cobradas dos convênios SUS ou de Saúde Suplementar.


Durante o processo de atendimento do paciente, após sua alta (ambulatorial ou hospitalar), durante a auditoria de contas (necessária pois a conformidade não foi garantida antes), durante o faturamento e após o relatório de glosas, muito retrabalho com conferencias, análises e correções acontecem, tornando esse processo moroso e extremamente nocivo para a unidade se não gerenciado e otimizado progressivamente da maneira correta.


Estrutura de Informações (que podem evidenciá-la ou não):

1. Desempenho de faturamento


Informações (específicas) por estrutura:

1.1 Dinheiro parado em processo de faturamento

1.2 Índice de glosas

1.3 Tempo médio por fase do processo de faturamento


Possíveis causas de baixo desempenho apuradas nas informações por estrutura:

1.1 Excesso de retrabalhos em auditoria e conferências de contas que apesar disso não evitam inconformidades de faturamento nos convênios SUS e de saúde suplementar

1.2 Desconhecimento dos profissionais médicos e de faturamento sobre as melhores compatibilidades de procedimentos, CIDs e contexto de tratamento


Equipe de gestão das informações e definições de causas para o comportamento dos dados:

Gestores de faturamento

Gestores financeiros

Médicos

Consultores de Finanças


Entrega do projeto que ataca essa dor:

Diagnóstico e Estruturação de Faturamento


Descrição da entrega do projeto:

Apuração do dinheiro parado em processo de faturamento e suas causas, índice de glosas por motivo, tempo médio por fase do processo de faturamento, técnicas de monitoramento e controle do processo de gestão de conformidade de contas, auditoria interna, externa e recurso de glosas hospitalares e ambulatoriais


Cronograma da entrega do projeto:

Dor:

Ociosidade estrutural


Descrição da Dor:

A ociosidade estrutural afeta as unidades de saúde de maneira muito grave, pois as áreas administrativas comumente são ocupadas por pessoas mais caras e ociosas do que as áreas finalísticas.


Isso cria um cenário em que técnicos de enfermagem, enfermeiros e supervisores trabalham a maior parte do tempo, com uma remuneração ruim, desproporcional à equipe administrativa que frequentemente tem recursos ociosos, desbalanceados em alocação de tempo e que por esses últimos e outros fatores, custam mais caro do que deveriam para a unidade de saúde.


Estrutura de Informações (que podem evidenciá-la ou não):

1.Gestão de recursos humanos


Informações (específicas) por estrutura:

1.1 Força de trabalho efetiva (FTE)


Possíveis causas de baixo desempenho apuradas nas informações por estrutura:

1.1 Descontrole do balanceamento de uso dos recursos conforme a necessidade de otimização da força de trabalho efetiva dos serviços de apoio


Equipe de gestão das informações e definições de causas para o comportamento dos dados:

Diretores de área

Gestores de equipes

Consultores de gestão de recursos humanos


Entrega do projeto que ataca essa dor:

Diagnóstico e Estruturação de Recursos Humanos


Descrição da entrega do projeto:

Análise total de custos alocados em serviços finalísticos administrativos, de apoio e não operacionais e mensuração do balanceamento multisetorial de uso da força efetiva de trabalho dos profissionais.


Cronograma da entrega do projeto:

Dor:

Alta rotatividade


Descrição da Dor:

A rotatividade nas unidades de saúde normalmente é alta por problemas de valorização financeira e de capital intelectual dos profissionais.


Os índices de turnover (demissões/efetivos) não raro ultrapassam 30%, sendo a maior parte relacionada à equipe de enfermagem que recebe salários ruins, não está em um ambiente meritocrático que cria metas desafiadoras e necessidade de aquisição de conhecimento constantemente.


Estrutura de Informações (que podem evidenciá-la ou não):

1.Turnover


Informações (específicas) por estrutura:

1.1 Tornover geral

1.2 Turnover por serviço


Possíveis causas de baixo desempenho apuradas nas informações por estrutura:

1.1 Falta de fomento a uma cultura de retenção de pessoas

1.2 Valorização insuficiente do capital intelectual da empresa

1.3 Processo de mensuração de desempenho das lideranças ineficaz ou inexistente


Equipe de gestão das informações e definições de causas para o comportamento dos dados:

Gestores de equipes

Gestores de recursos humanos

Gestores de educação corporativa

Consultores de gestão de recursos humanos


Entrega do projeto que ataca essa dor:

Diagnóstico e Estruturação de Recursos Humanos


Descrição da entrega do projeto:

Análise do índice de turnover geral e por serviço da unidade, categorizados por cargo, área, gestores e principais causas


Cronograma da entrega do projeto:

Dor:

Baixa confiabilidade de dados


Descrição da Dor:

Operações complexas dos serviços de saúde aumentam significativamente a dificuldade para compilar dados corretos sobre o desempenho operacional e financeiro dos processos.


Unidades de saúde que começam cedo a organizar processos de análise de custos, produção, ociosidade e viabilidade de serviços, criam rapidamente vantagem competitiva diante das outras que não usam de maneira inteligente a imensidão de informações disponíveis para tomadas de decisão, visando otimizar o sucesso das operações e estratégias de promoção da saúde.


Estrutura de Informações (que podem evidenciá-la ou não):

1. Conformidade de processos


Informações (específicas) por estrutura:

1.1 Conformidade de informações financeiras

1.2 Conformidade de informações produtivas de apoio e primárias

1.3 Conformidade de outros dados de desempenho de processos


Possíveis causas de baixo desempenho apuradas nas informações por estrutura:

1.1 Inconformidade na adesão aos padrões necessários para processos financeiros e operacionais gerarem dados confiáveis

1.2 Apego a condutas de gestão de informação em sistemas diversos desconectados ao sistema de informações central da unidade

1.3 Auditoria de desempenho e adesão aos padrões de processo ineficaz, inexistente ou sem conhecimento dos padrões definidos como melhores práticas para gestão plena de informações


Equipe de gestão das informações e definições de causas para o comportamento dos dados:

Gestores de TI

Gestores de projetos de otimização de processos

Consultores de otimização de processos


Entrega do projeto que ataca essa dor:

Diagnóstico e Estruturação de Processos


Descrição da entrega do projeto:

Análise dos processos, ferramentas e técnicas de gestão financeira, dos dados produtivos dos serviços primários e de apoio, além de outras consistências de informações gerenciais


Cronograma da entrega do projeto:


Após o diagnóstico e estruturação de processos, as principais dores e atividades de estruturação do sistema de gestão de saúde estarão encaminhadas para a otimização e os resultados, principalmente financeiros começarão a vir a tona nos primeiros 180 dias.


Estruturações da estratégia, governança e processos de gestão de projetos ainda precisam de uma abordagem específica. Porém, trataremos sobre eles em conteúdos posteriores...


Não perca!

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